Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy muszą zdecydować, jaki certyfikat wybrać: osobisty czy firmowy.
To, który zostanie użyty, wpływa bezpośrednio na sposób uwierzytelniania dokumentów oraz komfort korzystania z systemu.
Czym jest certyfikat KSeF?
Certyfikat KSeF to elektroniczny sposób potwierdzania tożsamości podmiotu lub osoby w systemie e-Faktur.
Wyróżnia się dwa rodzaje certyfikatów:
- Certyfikat osobisty KSeF – przypisany do osoby fizycznej,
- Certyfikat firmowy KSeF – przypisany do firmy (podmiotu gospodarczego).
Szczegółowe informacje znajdują się na stronie Ministerstwa Finansów:
https://ksef.podatki.gov.pl/
Certyfikat osobisty KSeF – rozwiązanie dla małych działalności
Certyfikat osobisty zawiera dane użytkownika: imię, nazwisko i numer PESEL.
To dobre rozwiązanie dla jednoosobowych działalności gospodarczych, w których właściciel samodzielnie wystawia faktury.
Jeśli jednak użytkownik zachoruje, pójdzie na urlop lub zmieni pracę, system wymaga ponownej konfiguracji.
W firmach zatrudniających kilka osób może to powodować utrudnienia organizacyjne.
Z tego powodu certyfikat osobisty KSeF warto stosować wyłącznie w małych firmach.
Certyfikat firmowy KSeF – bezpieczne i elastyczne rozwiązanie
Certyfikat firmowy KSeF identyfikuje cały podmiot gospodarczy, a nie konkretną osobę.
Zawiera dane firmy, takie jak nazwa i NIP.
Dzięki temu może być używany przez wielu pracowników, a każdy dokument jest automatycznie przypisywany do przedsiębiorstwa.
Do uzyskania certyfikatu firmowego konieczne jest zalogowanie się do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
To rozwiązanie zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa i większą kontrolę nad procesem fakturowania.
Zalety certyfikatu firmowego KSeF:
- umożliwia współdzielenie przez wielu użytkowników,
- nie wymaga zmian przy rotacji pracowników,
- pozwala na automatyczną integrację z oprogramowaniem księgowym,
- zapewnia spójność danych firmy w całym systemie KSeF.
Więcej informacji o procesie logowania i uwierzytelniania znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów:
https://www.gov.pl/web/ksef/logowanie-do-ksef
Jak uzyskać certyfikat firmowy KSeF?
Aby uzyskać certyfikat firmowy, należy:
- Zakupić kwalifikowaną pieczęć elektroniczną wydaną na firmę,
- Zalogować się do modułu MCU za pomocą tej pieczęci,
- Wygenerować certyfikat firmowy przypisany do NIP-u przedsiębiorstwa,
- Powiązać certyfikat z używanym systemem księgowym lub ERP.
Instrukcję krok po kroku można znaleźć w przewodniku Ministerstwa Finansów:
https://ksef.mf.gov.pl/web/
Oferta IT System – kwalifikowana pieczęć elektroniczna Certum
W IT System pomagamy przedsiębiorcom uzyskać pieczęć kwalifikowaną niezbędną do generowania certyfikatu firmowego w KSeF.
Oferujemy następujące rozwiązania:
Pieczęć Certum w aplikacji mobilnej (Android, iOS):
- ważna 1 rok – 759 zł netto
- ważna 2 lata – 1549 zł netto
Pieczęć Certum na karcie z czytnikiem USB:
- ważna 1 rok – 1399 zł netto
- ważna 2 lata – 1699 zł netto
Dodatkowy koszt wystawienia pieczęci wynosi 300 zł netto.
W cenie zawarte są dwa dojazdy do klienta, wypełnienie wniosku, weryfikacja tożsamości oraz pomoc przy instalacji i aktywacji.
Klienci posiadający abonament na usługi informatyczne w IT System nie ponoszą tej opłaty.
Ceny obowiązują do 30 listopada 2025 roku.
Dlaczego warto wybrać certyfikat firmowy KSeF?
Certyfikat firmowy KSeF to rozwiązanie, które łączy bezpieczeństwo, elastyczność i prostotę obsługi.
Dzięki niemu firma może zachować ciągłość działania, zautomatyzować proces fakturowania i zminimalizować ryzyko błędów związanych z uprawnieniami użytkowników.
Jeśli planujesz wdrożenie KSeF w swojej firmie, certyfikat firmowy to najlepszy wybór, który zapewni zgodność z przepisami i wygodę obsługi.