KSeF – czym jest i od kiedy obowiązuje

ksef informacje 05


W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym Krajowy System e-Faktur staje się kluczowym narzędziem w dziedzinie elektronicznego wystawiania i otrzymywania faktur. W najbliższej przyszłości będzie obowiązkowy, co wprowadza nowe wyzwania dla przedsiębiorstw w Polsce. Dlatego warto teraz zdobyć informacje dotyczące funkcji i korzyści, jakie niesie ze sobą Krajowy System e-Faktur. W tym artykule przyjrzymy się bliżej temu, co oznacza dla przedsiębiorstw narzędzie takie jak KSeF, a także podzielimy się kluczowymi wskazówkami, które pomogą skutecznie przygotować się na nadchodzące zmiany.

Czym jest KSeF?

ksef działanie 02

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie, umożliwiające elektroniczne wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur. Jego głównym celem jest usprawnienie procesów związanych z fakturowaniem, eliminując tradycyjne dokumenty papierowe na rzecz formy elektronicznej. KSEF to kluczowy element działań mających na celu cyfryzację i modernizację polskiego systemu podatkowego. W ramach Krajowego Systemu e-Faktur, przedsiębiorstwa mogą korzystać z elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Faktury generowane w systemie stanowią równoprawne alternatywy dla tradycyjnych faktur papierowych i innych form faktur elektronicznych. Wprowadzenie tego systemu ma na celu zwiększenie efektywności transakcji handlowych, redukcję biurokracji związanej z tradycyjnymi procesami fakturowania oraz umożliwienie bardziej efektywnego monitorowania przepływu finansowego w kraju.

Od kiedy i dla kogo KSeF jest obowiązkowy?

  • 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
  • 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.

Przepisy przejściowe (ułatwienia) do końca 2026 roku:

Projekt nowelizacji ustawy o VAT przewiduje czas przejściowy, który potrwa do 31 grudnia 2026 r. W tym okresie będą obowiązywać ułatwienia i wyjątki, mające ułatwić przedsiębiorcom stopniowe wdrażanie KSeF. Oto kluczowe z nich:

Faktury poza KSeF
(w ograniczonym zakresie)

Możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF, o ile każda z faktur nie przekroczy 450 zł brutto, a ich łączna wartość miesięczna nie przekroczy 10 000 zł. To wsparcie dla mikrofirm i szansa na stopniowe wdrożenie.

Faktury z kas rejestrujących

Dopuszczalne będzie wystawianie faktur (w tym paragonów z NIP) z kas fiskalnych. Przedsiębiorcy zyskają dodatkowy czas na dostosowanie się.

Numer KSeF na przelewach – później

Obowiązek podawania numeru KSeF na przelewach za e-Faktury (także podzielonej płatności) zostaje przesunięty na 1 stycznia 2027 r.

Kary dopiero od 2027 r.

Sankcje za błędy w e-fakturowaniu (np. brak faktury w KSeF, błędny tryb offline, nieterminowe przesłanie) będą obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Do tego czasu firmy mogą testować system bez ryzyka kar.

Pozostałe ważne daty:

Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli, po pierwsze, ubiegać się o certyfikat wystawcy faktur, a po drugie, korzystać z testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Certyfikat wystawcy faktur to imienny dokument wydawany przez Ministerstwo Finansów, który pozwoli na uwierzytelnienie w systemie oraz umożliwi wystawianie faktur w trybie „offline24” i w razie awarii systemu. Zapewni on bezpieczeństwo i ciągłość fakturowania. Szczegóły dotyczące certyfikatu będą dostępne w dokumentacji API w czerwcu 2025 r.
Nowa aplikacja Podatnika KSeF umożliwi wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-faktur, a także zarządzanie uprawnieniami. Wersja testowa pozwoli zapoznać się z nowymi funkcjami i zgłosić ewentualne problemy, zanim obowiązek wejdzie w życie.

Od 1 stycznia 2026 r. podatnicy będą mogli złożyć zgłoszenie o zamiarze przesyłania dokumentów z załącznikiem do KSeF.

Kto będzie korzystał z KSeF?

ksef podstawowe informacje

przedsiębiorcy zarejestrowani
jako czynni podatnicy podatku VAT

ksef podstawowe informacje

przedsiębiorcy zwolnieni
z podatku VAT

ksef podstawowe informacje

podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS z polskim identyfikatorem podatkowym NIP

Jak korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur? Aplikacja podatnika KSeF

ksef podstawowe informacje

Programy InsERT – współpraca z KSeF

Systemy InsERT są regularnie dostosowywane do najnowszych informacji pochodzących z Ministerstwa Finansów. Spełniają wymagania związane z obowiązkowym korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki temu, przedsiębiorstwa korzystające z programów InsERT mogą być pewne pełnej zgodności z nowymi przepisami, ułatwiając sobie dostosowanie się do zmian w zakresie księgowości elektronicznej. Aby zacząć korzystać z takiej możliwości – należy aktywować usługę w poszczególnych programach. Za wysyłkę i odbiór dokumentów będzie pobierana opłata w Inspunktach – wewnętrznej walucie punktowej.

Więcej informacji w kolejnym artykule pod linkiem -> KSeF w programach InsERT – InsPunkty.

Wdrożenie KSeF z ITSYSTEM

Jesteśmy specjalistyczną firmą skupiającą się na profesjonalnym wdrażaniu oraz kompleksowej obsłudze KSeF w ramach programów Insert, takich jak: Subiekt, Rewizor, Rachmistrz, Subiekt 123. Dzięki naszej wiedzy i doświadczeniu nasi klienci mogą korzystać z efektywnego działania Krajowego Systemu e-Faktur idealnie dopasowanego do specyfiki ich biznesu.

Udostępnij post na social media