W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym Krajowy System e-Faktur staje się kluczowym narzędziem w dziedzinie elektronicznego wystawiania i otrzymywania faktur. W najbliższej przyszłości będzie obowiązkowy, co wprowadza nowe wyzwania dla przedsiębiorstw w Polsce. Dlatego warto teraz zdobyć informacje dotyczące funkcji i korzyści, jakie niesie ze sobą Krajowy System e-Faktur. W tym artykule przyjrzymy się bliżej temu, co oznacza dla przedsiębiorstw narzędzie takie jak KSeF, a także podzielimy się kluczowymi wskazówkami, które pomogą skutecznie przygotować się na nadchodzące zmiany.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie, umożliwiające elektroniczne wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur. Jego głównym celem jest usprawnienie procesów związanych z fakturowaniem, eliminując tradycyjne dokumenty papierowe na rzecz formy elektronicznej. KSEF to kluczowy element działań mających na celu cyfryzację i modernizację polskiego systemu podatkowego. W ramach Krajowego Systemu e-Faktur, przedsiębiorstwa mogą korzystać z elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Faktury generowane w systemie stanowią równoprawne alternatywy dla tradycyjnych faktur papierowych i innych form faktur elektronicznych. Wprowadzenie tego systemu ma na celu zwiększenie efektywności transakcji handlowych, redukcję biurokracji związanej z tradycyjnymi procesami fakturowania oraz umożliwienie bardziej efektywnego monitorowania przepływu finansowego w kraju.
Od kiedy i dla kogo KSeF jest obowiązkowy?
- 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
Przepisy przejściowe (ułatwienia) do końca 2026 roku:
Projekt nowelizacji ustawy o VAT przewiduje czas przejściowy, który potrwa do 31 grudnia 2026 r. W tym okresie będą obowiązywać ułatwienia i wyjątki, mające ułatwić przedsiębiorcom stopniowe wdrażanie KSeF. Oto kluczowe z nich:
Faktury poza KSeF
(w ograniczonym zakresie)
Możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF, o ile każda z faktur nie przekroczy 450 zł brutto, a ich łączna wartość miesięczna nie przekroczy 10 000 zł. To wsparcie dla mikrofirm i szansa na stopniowe wdrożenie.
Faktury z kas rejestrujących
Dopuszczalne będzie wystawianie faktur (w tym paragonów z NIP) z kas fiskalnych. Przedsiębiorcy zyskają dodatkowy czas na dostosowanie się.
Numer KSeF na przelewach – później
Obowiązek podawania numeru KSeF na przelewach za e-Faktury (także podzielonej płatności) zostaje przesunięty na 1 stycznia 2027 r.
Kary dopiero od 2027 r.
Sankcje za błędy w e-fakturowaniu (np. brak faktury w KSeF, błędny tryb offline, nieterminowe przesłanie) będą obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Do tego czasu firmy mogą testować system bez ryzyka kar.
Pozostałe ważne daty:
Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli, po pierwsze, ubiegać się o certyfikat wystawcy faktur, a po drugie, korzystać z testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Certyfikat wystawcy faktur to imienny dokument wydawany przez Ministerstwo Finansów, który pozwoli na uwierzytelnienie w systemie oraz umożliwi wystawianie faktur w trybie „offline24” i w razie awarii systemu. Zapewni on bezpieczeństwo i ciągłość fakturowania. Szczegóły dotyczące certyfikatu będą dostępne w dokumentacji API w czerwcu 2025 r.
Nowa aplikacja Podatnika KSeF umożliwi wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-faktur, a także zarządzanie uprawnieniami. Wersja testowa pozwoli zapoznać się z nowymi funkcjami i zgłosić ewentualne problemy, zanim obowiązek wejdzie w życie.
Od 1 stycznia 2026 r. podatnicy będą mogli złożyć zgłoszenie o zamiarze przesyłania dokumentów z załącznikiem do KSeF.
Kto będzie korzystał z KSeF?
przedsiębiorcy zarejestrowani
jako czynni podatnicy podatku VAT
przedsiębiorcy zwolnieni
z podatku VAT
podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS z polskim identyfikatorem podatkowym NIP
Jak korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur? Aplikacja podatnika KSeF
Wystawianie faktur będzie można realizować przy użyciu bezpłatnych narzędzi dostępnych na stronie Ministerstwa Finansów, bądź za pomocą komercyjnych programów. Dodatkowo, Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję aplikacji, umożliwiając przedsiębiorstwom przygotowanie się do pełnej implementacji. Aplikacja testowa w wersji przedprodukcyjnej dostępna jest na oficjalnej stronie podatki.gov.pl. Do portalu można zalogować się profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym, według załączonych na stronie instrukcji.
Kliknij, aby przejść do strony strony z aplikacją demo.
Programy InsERT – współpraca z KSeF
Systemy InsERT są regularnie dostosowywane do najnowszych informacji pochodzących z Ministerstwa Finansów. Spełniają wymagania związane z obowiązkowym korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki temu, przedsiębiorstwa korzystające z programów InsERT mogą być pewne pełnej zgodności z nowymi przepisami, ułatwiając sobie dostosowanie się do zmian w zakresie księgowości elektronicznej. Aby zacząć korzystać z takiej możliwości – należy aktywować usługę w poszczególnych programach. Za wysyłkę i odbiór dokumentów będzie pobierana opłata w Inspunktach – wewnętrznej walucie punktowej.
Więcej informacji w kolejnym artykule pod linkiem -> KSeF w programach InsERT – InsPunkty.
Wdrożenie KSeF z ITSYSTEM
Jesteśmy specjalistyczną firmą skupiającą się na profesjonalnym wdrażaniu oraz kompleksowej obsłudze KSeF w ramach programów Insert, takich jak: Subiekt, Rewizor, Rachmistrz, Subiekt 123. Dzięki naszej wiedzy i doświadczeniu nasi klienci mogą korzystać z efektywnego działania Krajowego Systemu e-Faktur idealnie dopasowanego do specyfiki ich biznesu.
Źródła:
www.podatki.gov.pl. Więcej informacji na stronie www.podatki.gov.pl/ksef
www.insert.com.pl/dla_uzytkownikow/portfel_insert/portfel_insert_i_inspunkty_system_platnosci.html
